5 raisons qui devraient pousser votre entreprise à automatiser ses comptes créditeurs

Votre entreprise est-elle prête à prendre le virage numérique pour les paiements interentreprises? Il s’agit aujourd’hui d’un impératif. Les chefs de file du secteur et nos clients l’ont bien vu : la numérisation des paiements interentreprises figure parmi les principales tendances et priorités de 2022. Il s’agit d’un des moyens les plus faciles et les plus rapides d’optimiser vos flux de travail et de réduire vos coûts.

On prévoit cette année qu’un nombre grandissant d’entreprises cherchent à numériser leurs paiements interentreprises en automatisant les opérations et processus manuels qui interviennent dans la gestion de leurs flux de trésorerie. Au vu de cette évolution, le marché de l’automatisation des comptes créditeurs devrait atteindre quatre milliards de dollars d’ici 2025.

L’explication derrière cette croissance? Principalement l’expansion du télétravail à l’échelle mondiale. Selon le 6e rapport annuel sur l’état des comptes créditeurs de MineralTree (en anglais uniquement), environ 15 % des équipes financières seulement déclaraient travailler de la maison avant la pandémie. Aujourd’hui, 62 % d’entre elles fonctionnent soit entièrement à distance soit suivant un modèle hybride. Avec autant d’employés travaillant depuis des emplacements différents, l’automatisation des comptes créditeurs devient plus nécessaire que jamais.

Le traitement des paiements passe à l’ère numérique avec les comptes créditeurs automatisés

Il est grand temps pour les services de comptes créditeurs encore ancrés dans les anciennes pratiques manuelles d’emprunter le virage de la transformation numérique. Même si les entreprises tendent à privilégier maintenant le traitement automatique des bons de commande et des factures, la majorité d’entre elles s’en remettent toujours au papier. On constate que plus de 50 % des paiements interentreprises sont toujours effectués par chèque.

Les solutions d’automatisation de comptes créditeurs peuvent faciliter tout le processus, depuis les flux de travail jusqu’à l’envoi de facture et la numérisation des paiements. L’automatisation de bout en bout peut ainsi grandement améliorer l’efficacité de votre entreprise.

Voici cinq avantages dont vous pourriez tirer profit en automatisant vos comptes créditeurs.

1. Amélioration du rendement de l’entreprise

Vous serez surpris de l’impact que l’automatisation des comptes créditeurs peut avoir sur le rendement général de votre entreprise. En supprimant les chèques et les envois postaux, vous réduisez de manière considérable les coûts et le temps de traitement manuel, et vous faites du même coup un geste pour l’environnement. Vous verrez également votre flux de trésorerie augmenter grâce à cette accélération des délais de paiement.

Une facture papier coûte en moyenne 10,08 $US et met 8,3 jours à être produite. Les factures automatisées, de leur côté, prennent en moyenne 2,9 jours à être produites, pour la modique somme de 2,18 $US. Chaque facture coûte alors 8 $US de moins et peut être traitée au moins 5 jours plus vite : c’est une réduction considérable des coûts pour les entreprises qui en traitent des milliers par mois. Selon les études, réduire le nombre de chèques de 10 à 50 % équivaut à des économies de 1,3 à 58,3 milliards de dollars chaque année.

L’automatisation libère aussi du temps pour que les services des finances puissent mieux se consacrer au budget, à l’analyse et à la réduction des coûts. Fini le temps passé à numériser des chèques ou des factures, à déchiqueter des documents, à attendre la signature de quelqu’un, à téléverser des fichiers, etc. Le processus d’approbation devient plus efficace, et vos systèmes mieux adaptés pour affronter l’avenir.

2. Diminution des erreurs

Les services des comptes créditeurs restés à l’ère manuelle peuvent être la proie de plusieurs types d’erreurs :

• Les erreurs découlant de la saisie de données, comme un trop-perçu ou un paiement en double.
• L’erreur humaine qui peut aboutir sur des anomalies de facturation, un écart des données entre une facture et une commande, etc. Ces anomalies peuvent vite s’accumuler si des factures sont manquantes ou saisies incorrectement avec un chiffre, un code fournisseur, un code postal ou un numéro de bon de commande erroné.
• Les écarts qui passent inaperçus en raison d’une absence d’étapes de contrôle appropriées.

L’automatisation des comptes créditeurs apporte la solution à ces erreurs de saisie manuelle et de vérification des données en les réduisant, ou mieux encore, en les éliminant complètement.

3. Amélioration des relations avec les fournisseurs

Selon le 6e rapport annuel sur l’état des comptes créditeurs, près de 40 % des répondants ont constaté une augmentation de leurs paiements à des fournisseurs au cours de la dernière année. Cette tendance explique pourquoi nombre d’entreprises optent pour l’automatisation.

Automatiser les comptes créditeurs améliore notablement la transparence vis-à-vis des fournisseurs qui reçoivent dès lors leur argent plus rapidement et peuvent consulter leur compte en tout temps. Les utilisateurs n’ont alors plus à se soucier des interminables appels au service d’assistance ou de ne pas connaître l’état d’un paiement. Avec des relations améliorées, « la gestion des fournisseurs représente l’un des plus gros avantages des paiements interentreprises, » a indiqué Bob Cortopassi, président chez Global Payments.

4. Perspectives d’affaires basées sur des analytiques en temps réel

Les solutions automatisées de pointe en matière de comptabilité fournisseur sont dotées d’algorithmes sophistiqués tirant parti de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle. Elles permettent d’obtenir des renseignements financiers plus précis plus rapidement grâce à l’analyse de données en temps réel. Avec ces algorithmes, vous pouvez visualiser de nouvelles façons de réduire les coûts et de réaliser des gains d’efficacité, et obtenir, en seul clic, des perspectives d’affaires que votre service des finances aurait mis des semaines ou des mois à produire.

« Avec l’automatisation, vous pouvez maintenant, en plus de tout le reste, convertir les données relatives aux extrants et aux intrants en information utilisable. Une fois les renseignements numérisés, vous obtenez des données agrégées auxquelles nous ajoutons l’apprentissage automatique pour dépasser vos attentes en matière d’efficacité, » explique Andrew Mathieson, chef des initiatives d’entreprise chez Global Payments.

5. Transparence accrue au sein de votre organisation

Avec une solution automatisée, vous vous assurez que les membres de votre équipe ont tous accès à l’information pertinente, et ce, où qu’ils soient, partout dans le monde. Cette transparence accrue est aussi un atout pour la continuité des affaires, même lorsque quelqu’un ne peut pas être présent au bureau, en permettant que d’autres puissent intervenir au besoin. Par exemple, une personne peut reprendre la gestion de vos comptes créditeurs au pied levé en cas d’absence.

Le personnel de votre entreprise devient ainsi plus efficace et est en mesure de gérer plus de projets avec moins de ressources. Soixante-quatre pour cent des répondants ayant automatisé leurs comptes créditeurs déclarent avoir traité un plus grand nombre de factures et de paiements sans augmenter la taille de leur équipe et 13 % ont même réaffecté du personnel à d’autres projets.

Un gain pour les entreprises de toutes tailles

Les entreprises intéressées par les avantages d’une solution de comptes créditeurs automatisée peuvent communiquer avec nous pour découvrir comment nos solutions peuvent les aider.